海外出張の目的は仕事の遂行。多額の出張費がかかった業務で失敗のないよう準備はしっかりしよう!

これでチェック!

海外出張マニュアル

 

 

    
メニュー

海外出張が決まったら

 

海外出張が決まったら、まず時間がかかることや早目にしておかなければいけないことから準備をする。

 

1 パスポート有効期間の確認または申請

 

パスポートがない場合は申請する。パスポートがある場合、パスポートの有効期間を確認する。渡航する日から6か月以上の期間がない場合は、再申請すること。

 

 ビザの申請

 

まずは出張先の国でビザが必要か確認。 あなたが日本人でない場合、またはグループのメンバーに日本人でない人が含まれる場合は、ビザの取得方法が違ったり、取得に時間がかかる場合がある。 ビザの種類は『短期(商用)滞在』のような名前になる。 申請要項を確認し、必要な手続きを早めに進めること。 また、ビザが必要ない場合でもアメリカのESTAのように、出国前にオンライン登録が必要になる場合があるので注意が必要。

ビザやESTAがすでに取得済みでも有効期間を確認して期限切れになっていないことを確認!

 

■3 航空券の予約

 

航空券は早めに取得すること!席が少なくなってくると自動的に値上がりすることがある。また安い席がなくなってしまうこともある。おおきく分けて二つの取り方がある。

 

旅行会社で取る(初心者向け)‐

メリット:電話をするだけで調べてもらえるので簡単。旅行先のトラブルや急な旅程変更でも日本や現地オフィスで対応してもらえるので安心。

デメリット:いつも最安値とは限らない。手数料がかかる。業務時間内しか対応してもらえない。クレジットカード対応してもらえないことがある。土日で振り込み確認ができないので、予約を保留にされることがある。

 

②自分で取る(中上級者向け)-

メリット:色々な販売サイトから最適ルート、最安値のチケットを探して取ることができる。24時間いつでも対応。クレジットカードで購入できる。

デメリット:英語に慣れていないと予約しづらい。比較するチケット(ルート、時間、価格等)が多すぎて時間がかかることがある。トラブルに自分で対応しなければならない。

 

おすすめサイト→KAYAKが使いやすい。Travelocity やExpediaなど複数サイトを比較して表示してくれる。Travelocityのカスタマーサポートは24時間対応してくれて意外と対応が良い。英語で対応できることが必須。航空会社が決まっている場合は、直接航空会社のホームページから購入すると、変更やトラブルがある場合に対応が早く、価格は格安航空券購入サイトと変わらない場合が多い。航空会社のキャンペーンをやっている時はどこよりも格安になることがあるので要チェック

 

予約をしたら、

①すぐにe-チケットをプリントアウトして『出張ファイル』に保管。ソフトコピーは『出張フォルダ』に入れる。

 

②手荷物と預け入れ荷物の制限をチェックする。航空会社や目的地によって異なったり、変更になることもよくあるので必ず毎回確認すること。

 

 

 

■4 ホテルの予約

 

航空券と同じように、旅行会社で取ることも、自分で取ることもできる。価格以外に、キャンセルポリシー(何日前からキャンセル料がかかるか)、朝食付きか、空港送迎があるか、無料/有料Wifiがあるかなどいくつかのポイントを押さえて予約する。

 

 

 

 

 

 

 

 

■5 クレジットカード取得

 

海外出張の場合クレジットカードは必須。VisaかMasterカードで、Plus,Cirrusの表記がカード裏にある海外キャッシングができるものを最低2枚用意する。これがないと現地ATMでキャッシングができない。何かの都合で1枚目が使えないということはよくあるので、2枚あれば安心。海外旅行保険が付いているものを選ぶと、これだけで保険に別で入る必要がなく、手間、コストともに◎。 保険を使うのにカードで旅行の決済する必要があるものもあるので注意。(Cityカードなど。)海外出張におすすめなカードはマイルもためやすいJALカードやANAカード。他に、空港ラウンジが使用できるPriorityパスの付いたカードもある。楽天プレミアムカードなど。カードが送ってくるまでに意外と日数がかかるので早めに申し込こと。

 

■6 『地球の歩き方』を入手

 

現地の気候、国事情など基本情報に目を通し、必要な準備や心構えを確認。出張先の空港からの移動方法も詳しく書いてあるので到着後すぐの移動のイメージをしておく。特に初めての出張先の場合はあると

安心。

  

日本はほどんどの国より東にあり日付が早く始まるので、大抵出発したその日付のうちに目的地に到着する。 なのでホテルの予約も出発した日にちから予約をする。 反対に帰りは日付変更線をまたぐことになり、飛行機に乗っているだけで到着が翌日になることがよくある。迎えや次の日からの予定に注意すること。ホテルの予約の際は、『到着の日にち』と『チェックアウトの日にち(=帰りのフライトの日にち)』で検索する。

 

 

日付について
  

© 2014 これでチェック!海外出張マニュアル All rights reserved.

  • s-facebook
  • Twitter Metallic
  • Google Metallic
  • s-linkedin
This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now