海外出張の目的は仕事の遂行。多額の出張費がかかった業務で失敗のないよう準備はしっかりしよう!

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海外出張マニュアル

 

 

    
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仕事でトラブルのないように備える

慣れない環境での仕事に加えて、日本では思い至らなかったようなトラブルになることもある。パソコンが起動しない、スマホが壊れる、インターネット環境がない、盗難にあった、などあらゆる場合を想定し少し入念に準備することで、いざというときに仕事に支障をきたすことがない。

 

01

仕事の資料について

出張先で必要な仕事の資料は、『ノートパソコン』、『オンライン上で見られるサーバーやクラウド』、『USBメモリー』、『プリントアウト』の4重バックアップで入念に。(会社でセキュリティーがある場合は会社のルールに沿って最大限バックアップしておく)

        

02

スマホは2台

現地で通話、データ通信ができることは必須である。『ポータブルWIFI』、『SIMフリー携帯』、『海外データ通信』の契約のどれか二つ(会社契約、個人契約合わせればよい。最悪の場合、個人のものを利用して会社の経費とする)は使えるようにしておきたい。 バッテリーの予備は忘れずに。

        

03

旅行行程順に書類をそろえる

旅行行程順に家を出てから帰るまでの順で書類をそろえておく。一番前に『家を出てから空港までの移動』を調べたプリントアウト、次に『航空券のeチケット』、『出張先の空港に到着した際に連絡する、迎えや取引先などの連絡先』、『空港からホテルや仕事先への移動手段、地図』、『ホテルのクーポン』…と行程をイメージしながら必要になる書類を順にそろえる。使ったものはその都度一番後ろに回すと、常に次に必要なものが一番前に来て、次の場所であたふたしない。また、事前にイメージすることで忘れ物を減らすことができる。仕事の資料は別で良いが、税関でインボイスを提示する場合はインボイスをここに入れるのを忘れずに。

        

04

気づいたときにすぐ準備

会社と自宅に出張用のカバンやファイルを用意し、持って行くものをその都度入れていく。出張前にすべてを準備していては必ず大切なものをわすれてしまう。

例えば、航空券の予約をしたらその場ですぐにeチケットをプリントアウトし、『出張ファイル』にファイリング。同時にソフトコピーはパソコン上に用意した『出張用フォルダ』に入れる。 持ち物リストなどを作るのもいいが、これを習慣にするだけでリストを作る手間をかけなくても忘れ物のない準備ができる。 

              

05

出張中の日本の仕事

自分が不在の間、日本の業務に支障のないような手配と気配りが必要。他の人に頼んでおくことはきちんと頼む。少なくとも会社のメールが海外から見られるように、会社のセキュリティの許す範囲でフリーメールに転送してもらうなり、Webブラウザで送受信できるなどの対応をしてもらう。『不在メール』が自動で返信されるような設定をしてもらうのもよい。

                

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